La Administración del SIIF Nación informa que desde el 1º de abril a la fecha han recibido cerca de 6.000 facturas, de las cuales, al validar el asunto, las notas u observaciones y el Nit de los emisores y adquirientes, se han rechazado cerca del 95% por cuando el proveedor o contratista no ha registrado correctamente los datos señalados. 

Por tal razón reiteramos a las entidades que se den las siguientes indicaciones a los proveedores y contratistas con el fin de reducir los rechazos en la validación: 

Por regla general, cuando se emita la factura el proveedor o contratista deberá registrar en las notas u observaciones la identificación presupuestal de la entidad adquiriente, los datos del contrato o caja menor y el correo del aprobador de la siguiente manera:

#$Identificación de la entidad; Contrato o identificación la caja menor que adquiera ByS; Nombre del supervisor@dominio de la entidad #$ 

Ejemplo: 

#$15-03-00-001; Contrato o identificación la caja menor que adquiera ByS; PedroPerez@cremil.gov.co#$ 

Como esta factura será remitida por el operador, la solución gratuita o el facturador propio, el asunto que se defina en el correo es el establecido por las normas vigentes en materia de factura electrónica expedidas por la DIAN. 

En el evento que la factura haya sido rechazada porque en las notas u observaciones no se hicieron los registros correctamente, pero la factura está bien, deben reenviarla al correo “siifnacion.facturaelectronica@minhacienda.gov.co” desde un correo empresarial o personal registrando en el asunto lo siguiente sin espacios al final: 

Identificación de la entidad; Contrato o identificación de la caja menor que adquiera ByS; Nombre del supervisor@dominio de la entidad 

Ejemplo: 

15-03-00-001; Contrato o identificación la caja menor que adquiera ByS; PedroPerez@cremil.gov.co 

Como se observar, la identificación presupuestal de la entidad adquiriente, los datos del contrato o caja menor y el correo del aprobador no tienen los signos #$, por tal razón si los registran, la recepción de la factura será nuevamente rechazada. 

Es importante indicar a los proveedores y contratistas que cuando registren su NIT y el de la entidad pública adquiriente no vinculen el digito de verificación, por cuando que si lo hacen, al momento de hacer la validación, se rechazará la recepción de la factura y en consecuencia la única forma de corregir este error es anularla con una nota crédito y emitir una nueva de manera correcta. 

Ministerio de Transporte – Subdirección Administrativa y Financiera
9 de abril del 2021