• 1. ¿Qué beneficios brinda la implementación de un Sistema de Control Interno?
  
  

Mediante la implementación del Sistema de Control Interno, la entidad cuenta con una serie de herramientas que de forma razonable le van a permitir alcanzar la eficiencia, eficacia y transparencia en el ejercicio de sus funciones.

• 2. ¿Qué funciones tiene la Oficina de Control Interno o quién haga sus veces en las entidades?
  
  

Mediante la implementación del Sistema de Control Interno, la entidad cuenta con una serie de herramientas que de forma razonable le van a permitir alcanzar la eficiencia, eficacia y transparencia en el ejercicio de sus funciones.

• • 3. ¿Cuál es la misión de la Oficina de Control Interno?
    
    

La misión de una Oficina de Control Interno es asesorar a las entidades en la continuidad del proceso administrativo, la reevaluación de los planes establecidos y en la introducción de los correctivos necesarios para el cumplimiento de las metas u objetivos previstos.

• • • 4. ¿El control previo debe ser ejercido por Control Interno?
      
      

El control previo fue eliminado por la Constitución del 91; ahora, las oficinas de Control Interno realizan procesos de auditoría y actividades de seguimiento que facilitan la generación de alertas a la administración. Este es un tema preventivo que no debe confundirse con el control previo.

• • • 5. ¿El seguimiento a la contratación que hace la Oficina de Control Interno se puede hacer aplicando una muestra de los contratos o tiene que ser a todos los contratos?
      
      

Efectivamente se pueden aplicar muestras, dependiendo del universo de contratos; en general, no es posible atender todo el universo dada la capacidad de la Oficina de Control Interno.

• • • 6. Dentro de los roles de la Oficina de Control Interno se encuentra la de asesoría y acompañamiento, que generalmente se realiza con la asistencia del jefe de la oficina a los diferentes comités. En el caso de que el jefe de Control Interno no sea invitado por la administración a los comités, ¿Qué se puede hacer?
      
      

Este tema se debe tratar en el marco del Comité de Coordinación de Control Interno, dando a conocer a la administración sobre sus roles y la importancia de poder acompañar este tipo de procesos internos, se deberá hacer énfasis en que se trata de un tema preventivo y que usted puede asistir con voz, pero sin voto.

• • • 7. ¿El rol de asesoría y acompañamiento se puede hacer porque los procesos lo solicitan o es necesario entrar a ofrecer la asesoría y correr el riesgo de terminar haciendo las actividades y perder la independencia?
      
      

Las actividades de asesoría y acompañamiento se pueden programar al inicio de cada vigencia a través del Programa Anual, de modo tal que se establezcan claramente los límites de la asesoría y evitar situaciones como las manifestadas.

• • • 8. ¿Qué actividades están incluidas en el rol de administración del riesgo, además de realizar la evaluación de los controles?
      
      

Frente a la administración del riesgo, la Oficina de Control Interno debe tener un papel proactivo, a través de la medición de la efectividad de los controles, capacitando en la metodología y haciendo seguimientos a la actualización de los mapas de riesgos estén actualizados.

• • • 9. ¿Hay alguna información que tenga restricción o que por confidencialidad no sea suministrada al equipo auditor?
      
      

En principio, no existe ninguna información vetada o restringida a la Oficina de Control Interno, pero se debe garantizar la confidencialidad de la información cuando por ley sea necesario.

• • • 10. Si la Oficina de Control Interno hace recomendaciones frente a una situación y se observa que el funcionario competente no emprende la acción, ¿Con qué herramientas cuenta la oficina para hacer frente a este caso?
      
      

En este caso se debe acudir el Comité de Coordinación de Control Interno para que se tomen las decisiones necesarias, quedando en el acta la posición de la oficina de control interno y la decisión del Comité.

• • • 11. ¿Cuál es el rol de la Oficina de Control Interno ante los planes de mejoramiento, en especial los suscritos con ocasión de las auditorías de la Contraloría?
      
      

Es importante recordar que la guía rol de las oficinas de Control Interno determina las actividades en torno a los 5 roles de la oficina, que no se limita al tema de auditorías internas; adicionalmente, la guía de auditoría refuerza los demás roles haciendo énfasis en la asesoría y en el acompañamiento de estas oficinas. Si bien no le compete a la oficina resolver o elaborar los planes de mejoramiento para el organismo de control sí debe asesorar a los procesos con el fin de adelantar estas actividades con mayor eficiencia y efectividad.

• • • 12. Frente al rol de relación con los entes externos, ¿Es la Oficina de Control Interno la encargada de contestar los requerimientos remitidos por ellos, o simplemente debe velar por que los servidores públicos los contesten en los términos fijados?
      
      

Frente a los requerimientos de entes externos, la Oficina de Control Interno podrá consolidar la información que se necesite, si bien no le compete a la oficina resolver o elaborar los planes de mejoramiento para el organismo de control sí debe asesorar a los procesos con el fin de adelantar estas actividades con mayor eficiencia y efectividad.

• • • 13. ¿Qué papel debe asumir la oficina en caso de que un servidor público no haya cumplido con la entrega de algún producto o servicio?
      
      

En este caso dependerá de la complejidad del incumplimiento, pero podrá poner en conocimiento de la Administración tal situación, con el fin de que se tomen las decisiones del caso.

Departamento Administrativo de la Función Pública, Oficina de Control Interno - Ministerio de Transporte