Es por ti, para que estés informado, que te damos a conocer la importancia del Formato Único de Inventario Documental – FUID, su finalidad y su diligenciamiento. Recuerda que, el FUID se debe elaborar para todos y cada uno de los expedientes que se tengan en las dependencias, Direcciones Territoriales e Inspecciones Fluviales.

 

¿Por qué es importante la elaboración del Formato Único de Inventario Documental - FUID?

Porque el inventario no es un simple listado o relación de los documentos contenidos en una carpeta y/o caja; es una herramienta de registro, control y localización de la gestión de archivos producidos en ejercicios de sus funciones.

• • • El objeto del inventario es:
      
      

 Transferencias primarias e inventarios individuales por vinculación, traslado o desvinculación. 

• • • Su diligenciamiento tiene beneficios como:
      
      

Herramienta clave para asignar y asegurar responsabilidades sobre los documentos. 

Permite tener control básico de los archivos de gestión.

Facilita el acceso de manera sencilla y localización exacta de la información.  

 Requisito fundamental para realizar transferencias documentales. 

 Permite identificar las series, subseries, volumen, producción documental, frecuencia de consulta y mucho más.

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